Un Reto Complejo: Comunicación Basada en Concesiones

A diferencia de los eventos tradicionales, Comex no se comunica directamente con los asistentes. Todo se canaliza a través de los líderes de concesionaria—personas responsables de una o más sucursales. Ellos deben registrarse y seleccionar qué miembros de su equipo asistirán.

Esto exigía una solución a la medida, capaz de:

• Aplicar límites de asistencia por concesionaria.

• Ofrecer autenticación segura con OTP y magic links.

• Adaptarse a distintos perfiles sin perder usabilidad.

• Delegar responsabilidades de forma controlada entre líderes y su staff.

• Coordinar logística dinámica basada en inventario en tiempo real.

El Funnel Paso a Paso que lo Hizo Posible

Esto no era un simple formulario de RSVP. El portal impulsado por CXF guiaba a cada participante en un recorrido personalizado:

01. Invitación y Pre-registro

• Comex publica un “save the date” y activa el landing page del evento.

• Los líderes reciben un magic link para acceder de forma segura al portal.

02. Flujo de Registro para Líderes

• Confirman su propia asistencia.

• Revisan una lista precargada con su staff de años anteriores.

• Seleccionan quién repetirá asistencia.

• Agregan nuevos invitados, dentro de un límite definido.

• Si se supera el límite, el sistema solicita autorización a Comex automáticamente.

• Pueden asignar administradores para delegar la gestión logística.

03. Onboarding del Staff Invitado

• Cada miembro del staff recibe una invitación personalizada.

• Confirma su disponibilidad e interés en asistir y selecciona:

  • Aeropuerto de origen
  • Compañeros de habitación preferidos

• Toda la información regresa al dashboard del líder.

04. Asignación de Vuelos y Habitaciones

• Los administradores asignan vuelos y habitaciones por asistente.

• Validaciones inteligentes evitan errores o incompatibilidades.

• El proveedor logístico introduce claves de confirmación, lo que activa las notificaciones finales.

05. Acceso Continuo y Soporte

• En cualquier momento, líderes y staff pueden:

  • Consultar el estado de su registro
  • Editar sus datos personales
  • Ver vuelos y habitaciones asignadas

• Contactar al equipo de soporte vía chat en tiempo real

Más Allá de la Logística

Aunque el registro fue el eje del proyecto, Comex también aprovechó otros módulos del Events & Summits Journey, como:

Sitio del Evento:

Con descripción del evento, agenda y contenidos promocionales.

Directorio de Ponentes:

Perfiles de conferencistas y expertos invitados.

Páginas de Sesión:

Información previa, integración de streaming en vivo y replay posterior.

Centro de Contenidos:

Recursos descargables y materiales post-evento.

El Resultado

El portal de la convención digitalizó por completo uno de los procesos más complejos de Comex. Lo que antes requería hojas de cálculo, correos en cadena y múltiples herramientas, ahora fluye en un solo sistema dinámico con rutas por rol y supervisión en tiempo real.

El resultado: logística más fluida, confirmaciones más rápidas, menos fricción y una mejor experiencia para todos los involucrados.

No se trató solo de ahorrar tiempo—se trató de ofrecer una experiencia de clase mundial desde el primer correo hasta el pase de abordar.

- Responsable de Operaciones del Evento, Comex